Design Thinking/Design Sprint for Education

Yang tidak pernah berubah adalah perubahan itu sendiri. Sering kita mendengar kata-kata magic ini. Perubahan adalah bagian dari kehidupan memang. Punahnya hewan yang ada di alam ini adalah karena hewan tersebut tidak bisa melakukan perubahan di kondisi yang ada. Dan memang itulah fitrah mereka. Sedangkan kita, manusia, adalah makhluk yang paling bisa beradaptasi dengan perubahan. Manusia diberi akal untuk itu.

Nah, tapi kita juga sering melihat perusahaan atau usaha akhirnya gagal beradaptasi dan akhirnya gagal pula melanjutkan kiprahnya.Namun, ada juga usaha yang sudah berusia ratusan tahun, tapi kita melihat masih eksis dan terlihat masih menggunakan model aslinya. Tapi benarkah tidak ada perubahan sama sekali sehingga usaha tersebut bisa bertahan ? Ternyata tidak juga, Mereka tetap melakukan inovasi, meski kadang inovasinya bukan di produknya, tapi bisa jadi di marketingnya, kemasannya, manajemennya dan hal-hal lainnya. 


Saya ambil contoh Montessori, mereka menggunakan kurikulum yang tidak berubah sejak 1920an, dan hingga hari ini mereka bertahan dengan metodenya. Bahkan di kota-kota besar, mereka bisa menarik minat masyarakat yang terdidik untuk menyekolahkan anaknya. Tapi apakah mereka benar-benar tidak “berubah” ? Ternyata tidak juga. Ada perubahan, tapi bukan pada metode, tapi pada kemasan, promosi, sikap pengelola dan hal-hal lain yang dibutuhkan di kondisi sekarang.


Beberapa kuliner yang bisa bertahan juga meski sudah puluhan tahun tidak mengubah resepnya. Tapi apakah tidak ada perubahan sama sekali ? Ternyata tetap ada. Bisa di fisik warugnya, mangkoknya, atau bisa juga topingnya.
Nah, letak mereka yang bisa bertahan karena mereka bisa melakukan inovasi untuk beradaptasi dengan tepat dan sesuai kebutuhan. Baik kebutuhan pengelola, maupun kebutuhan dari pengguna jasa atau produk. Mereka yang bertahan, tidak harus mengubah ciri khas produknya. Sekali lagi, ciri khas tetap bertahan, tapi bisa jadi kemasan dan hal lain yang diubah.


Banyak dari pelaku usaha, melakukan perubahan dengan instingnya. Banyak yang berhasil, namun banyak pula yang gagal. Atau ada pula yang tidak memperhatikan perubahan pada lingkungan, namun tiba-tiba selesai dan punah. Blackbery dan Nokia salah satu contohnya. Saat konferensi pers untuk mengumumkan pembelian Nokia oleh Microsoft, CEO Nokia mengakhiri pembicaraannya dengan berkata “Kita tidak membuat kesalahan, tetapi kita tetap kalah”. Kemudian team management termasuk dirinya menetes air mata dengan sedihnya. Memang, Nokia memang tidak melakukan kesalahan, tapi sebenarnya tidak melakukan inovasi dengan tepat adalah kesalahannya. 


David Kelley dan Tim Brown dari IDIO, sebuah perusahaan berbasis inovsi, mengenalkan metode untuk menyelesaikan masalah yang disebut dengan Design Thinking. Metode penyelesaian masalah yang berpusat pada pengguna, kekuatan pengelola baik dari sisi teknologi maupun SDM dan bisnis. Berpusat pada pengguna bukan berarti akan mengubah sesuai dengan keinginan pengguna. Tapi bagaimana juga pelaku usaha tetap pada core bisnisnya namun tetap bisa dirasakan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Nah, menggabungkan dua hal ini adalah ngeri-ngeri sedap bukan. Karena kadang kita bablas menggunakan keinginan pengguna produk kita sebagai inovasi yang akhirnya mengubah core bisnis kita. 

Tahapan di Design Thinking

Di gambar ini adalah skema dari design thinking. Seperti angka 8. Yang artinya, skema ini terus berputar tanpa henti.Inovasi itu bermula dari emphatize (empati). Empati dari pengguna tentang produk atau jasa kita. Bagaimana perasaan mereka, bagaimana kesulitan mereka dan lainya. Berempati artinya memahami mengapa mereka memiliki persepsi tentang produk atau jasa kita. Atau jika di sekolah atau lembaga pendidikan, bisa jadi keluhan orang tua pada konsep sekolah, perilaku guru, atau bahkan fasilits sekolah. Inovasi bukanlah kemudian tiba-tiba menjadikan keluhan ini sebagai hal yan harus ditunaikan. Nah, itulah kekuatan design thinking. Keluhan ini kemudian benar-benar didefinisikan “apa”nya yang menjadi keluhan. Lalu, dari keluhan yang kita anggap sebagai “pain” inilah, peluang inovasi dilakukan. Dengan mencari ide-ide untuk menyelesaikan masalahnya. 


Proses pada bagian pertama dan kedua (emphatize dan define) adalah tahapan emas menurut saya. Karena jika kita benar-benar melakukan ini dengan serius di tahapan ini, maka proses inovasi di tahapan ketiga (ideate) akan bisa dicari dengan lebih tepat. Tapi jika di tahapan pertama dan kedua dilakukan dengan kurang dalam, maka bisa jadi data yang didapat akan kurang dan tentu akan berpengaruh pada tahapan selanjutnya.  Wawancara dengan ortu, wawancara dengan tokoh/ahli, wawancara dengan guru dan mungkin bahkan dengan pengelola sekolah itu sendiri juga bisa menjadi bagian dari emphatize itu. Apa sih yang kegelisahan yang dirasakan oleh para stake holder. Ini tentu dibutuhkan sikap yang berani mendengar keluhan, berani mendengar kritikan. Sekali lagi, “pain” yang ada adalah peluang bagi kita untuk melakukan inovasi. Selalu itu yang perlu kita ingat ketika mencari data. 


Setelah tahap 1 dan 2 diselesaikan, barulah kemudian kita masuk di tahap mencari ide dan menggabungkan ide-ide itu menjadi sebuah prototype dari keseluruhan inovasi yang akan dilakukan. Di masa pandemik ini, Sekolah kami melakukan ini di akhir bulan Mei. Mencari data keresahan orang tua, mengolahya dengan mendefinisikan apa sih keresahannya itu. Lalu membuat ide-ide kecil dan menggabungkannya menjadi prototype dari keseeluruhan inovasi. Dan kemudian kami lakukan test dengan menyampaikan ke orang tua tentang inovasi yang kami buat. Tentu kemudian ada emphatize lagi yang kami jadikan sebagai peluang untuk memperbaiki inovasi. Apa yang terjadi kemudian ? Sebagian besar orang tua merasa apa yang kami lakukan sebagai inovasi yang sesuai dengan kebutuhan mereka dan anak-anak. Guru juga merasa bahwa ini adalah sesuai dengan kondisi mereka. 


Bulan Oktober 2020, sekolah akan melakukan emphatize besar-besaran lagi untuk mendapatkan peluang memperbaiki inovasi yang dilakukan di awal tahun ajaran. Karena bisa jadi, yang berjalan sekarang ternyata dirasakan kurang sesuai dengan kondisi. Emphatize kecil-kecil dilakukan tiap ada feedback dan pertemuan tiap bulan dengan orang tua. Tapi, tetap akan ada emphatize yang lebih di bulan Oktober ini. 

Cross Level, Cross Function (semuanya dengan sticky note) dan Batasan WaktuYang membuat saya jatuh cinta pada design thinking/design sprint adalah bahwa metode ini sangat humanis dan egaliter. Humanis bisa dibaca di tahap emphatize di atas. Bahwa yang dilakukan pada tahap pertama adalah benar-benar empati dengan merasakan apa yang menjadi kegalauan pengguna. Egaliter, karena dalam forum design seorang CEO tidak bisa intervensi pendapat seorang cleaming service sekalipun. Pernah ketika membantu sebuah sekolah, tim design yang dimasukkan sekolah salah satunya adalah petugas kantin sekolah, selain pula kepala sekolah, guru senior, dan bendahara yayasan. Tapi, bendahara yayasan tidak bisa intervensi a mengintimidasi pemikirannya ke petugas kantin. Karena semua dilakukan dengan menuliskan pendapatnya di sticky note. Dan kemudian peserta design dibolehkan memilih pendapat-pendapat itu dengan sebuah stiky dot (stiker bulat-bulat) tanpa bisa salaing mempengaruhi. Dan dahsyatnya, di akhir rapat, keputusan yang diambil memang benar-benar sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan. Dan hampir semua peserta merasa itu mewakili dirinya.

Inilah yang dimaksud dengan cross level dan cross function. Dan benar-benar egaliter.
Yang menarik juga adalah, semua dilakukan dengan batasan waktu. Sehingga waktu benar-benar efektif dan terjaga. Misal dalam melakukan wawancara, diberi batasan. Bisa 10-30 menit. Sehingga tim bisa meminta yang akan diwancarai untuk bicara dengan jelas dan terarah. Kemudian ketika tahapan ideate misalnya yang menggunakan sticky note, dibatasi 3-5 menit, voting dibatasi 3 menit dan lainnya. 
Dari lebih dari 10 sekolah yang saya bantu dengan metode ini, hampir semuanya merasa puas di akhir keputusan. Karena banyak hal yang tidak terbayang, jadi muncul. Dari yang berbulan-bulan rapat dan diskusi saling bantah, bisa diselesaikan dengan waktu yang jauh lebih cepat dan sesuai dengan kebutuhan dan sekolah tidak mengubah sama sekali ciri khas metode pendidikannya, tapi terbayang akan bisa menyelesaikan masalah yang dihadapi. Tentu, masalah belum selesai setelah rapat ini, tapi perlu tahapan untuk mendetailkan aksi selanjutnya. Tapi pastinya, tim terbayang kebijakan apa yang akan diambil, inovasi apa yang akan dijalankan. 

Design thinking, Design Sprint dan Lighting Decision Jam (LDJ)Di perkembangannya, Design thiking kemudian disempurnakan oleh AJ Smart (perusahaan yang mengembangkan Design Sprint) dengan metode terbaru yakni design sprint. Prinsipnya sama, yakni menggunakan empati, define, ideate, prototype dan test dalam menyelesaikan masalah. Namun waktu lebih dipersingkat, dan beberapa inovasi lainya yang diharapkan lebih memudahkan designer. 
Meleahkan memang, karena itu, dalam design sprint, waktu sangat dihormati, begitu juga istirahat dan kudapan yang disediakan haruslah buah-buahan segar, diusahakan sedikit karbohodrat agar tidak membuat otak lebih fresh karena otak digunkan dengan sprint.

Ada metode lain yang dikembangkan oleh AJ Smart, yakni LDJ. Metode ini tetap menggunakan logika design thinking, namun ini digunakan untuk membuat inovasi kecil atau menyelesaikan masalah kecil di lembaga kita. Membutuhkan waktu 3-4 jam untuk ini. Dalam prakteknya, ketika membantu sebuah sekolah, metode ini cukup membantu menyelesaikan masalah-masalah “kecil” yang sudah lama tidak diselesaikan. 
Dari seemua metode ini, tidak perlu anggota yang banyak untuk dijadikan tim designer. Cukup 4-10 orang (idelanya 7) untuk dijadikan tim desinger. 

Untuk Pendidikan atau Sekolah, mungkinkah ?Sangat mungkin dan sangat membantu. Sekolah atau lembaga pendidikan sebenarnya sama dengan “bisnis’ lainnya, bahwa feedback, empati, masukan atau apapun namanya seharusnya dijadikan sebagai peluang untuk melakukan inovasi. Masukan bukan dianggap sebagai kritikan yang akhrinya membuat kita sebagai pengelola membentengi diri agar tidak merasa terluka.Metode ini, jika disederhanakan untuk guru juga cukup baik karena guru akan berpikir lebih kritis, dan inovatif setiap melihat masalah yang muncul.

Tetap ada Kendala
Apa kendala yang dihadapi ? Endurance/daya tahan dari tim untuk menyelesaikan inovasi ini. Karena memang membutuhkan kerja keras dan berpikir dengan keras selama proses design ini.  Nah, setelah proses ini selesaipun, ada kendala yang dihadapi, yakni kendala yang dihadapi oleh semua manusia….KONSISTENSI dalam menjalankan hasil dari inovasi yang telah dibuat. 

Menteng – Jekan Raya, 15 September 2020

Rizqi Tajuddin#BabahAca

Design Thinking/Design Sprint for Education